PRIVACY

Inhoud

1. Inleiding Cleo Clinics privacyverklaring

2. Categorieën persoonsgegevens

3. Grondslag en doelen voor gegevensverwerking

4. Periode van opslag

5. Ontvangers van persoonsgegevens

6. Beveiliging

7. Uw rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens

8. Recht op inzage (artikel 15 AVG)

9. Recht op rectificatie (artikel 16 AVG)

10. Recht op overdracht van gegevens (artikel 20 AVG)

11. Recht op het wissen van gegevens (artikel 17 AVG)

12. Recht op het indienen van een klacht bij de Autoriteit Persoonsgegevens

13. Recht op stop van gegevensverbruik, bezwaar (artikel 21 AVG)

14. Plichten

1. Inleiding Cleo Clinics privacyverklaring

Dit is de privacyverklaring van Cleo Clinics. Deze privacyverklaring is van toepassing op alle privacygevoelige informatie of persoonsgegevens die u aan ons verstrekt. Wij leggen u duidelijk uit hoe wij uw gegevens opslaan, hoelang deze bewaard blijven en wat precies het doel van de gegevensverwerking is. Daarnaast geven we u duidelijk inzicht in hoe u gebruik kunt maken van uw rechten met betrekking tot gegevensverwerking.

In sommige situaties dient Cleo Clinics uw persoonsgegevens te verzamelen en te verwerken of te gebruiken. Omdat we in verschillende situaties persoonsgegevens verwerken (of laten verwerken), hebben we gekozen voor een uitgebreide privacyverklaring, dit betekent echter niet dat wij veel persoonsgegevens verwerken. Cleo Clinics verwerkt op een minimale wijze persoonsgegevens. Het is belangrijk dat u weet wat er met uw persoonsgegevens gebeurt en hoe u uw wensen met betrekking tot de omgang van
persoonsgegevens aan ons kunt laten weten.

Cleo Clinics neemt uw privacy erg serieus en zal persoonlijke informatie op een veilige manier gebruiken en verwerken. Alle artikelen in deze privacyverklaring
zijn in overeenstemming met de geldende Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) wetgeving. Deze Europese privacywetgeving is sinds 25 mei 2018 toepasselijk in Nederland.

Heeft u nog vragen over onze privacyverklaring? Neem dan gerust contact op via de klantenservice van Cleo Clinics.

info@cleoclinics.nl
Schiedamsedijk 81A 3011 EM Rotterdam
KVK nummer: 89896319

2. Categorieën persoonsgegevens

Om onze bezoekers, klanten en partners zo goed mogelijk te kunnen
ondersteunen, is het voor ons noodzakelijk om bepaalde gegevens te verzamelen
verwerken, waaronder persoonsgegevens. Persoonsgegevens zijn gegevens die
te herleiden zijn tot een natuurlijk persoon. De persoonsgegevens die wij (over
het algemeen) verwerken zijn:

– BSN-nummer;
– Voor- en achternaam;
– Geboortedatum;
– Woonadres;
– (eventueel) Foto’s van een te behandelen gebied;
– Medisch dossier;
– (Persoonlijk) e-mailadres (let op: op grond van de AVG kan het zijn dat
bepaalde bedrijfse-mailadressen worden aangemerkt als persoonlijk emailadres. Denk aan het e-mailadres piet@bedrijf.nl).

Wij bewaren en gebruiken uitsluitend de persoonsgegevens die rechtstreeks door
u worden verstrekt, of waarvan bij opgave duidelijk is dat ze worden opgegeven
voor verwerking door Cleo Clinics.

3. Grondslag en doelen voor gegevensverwerking

Op grond van de AVG-wetgeving zijn wij verplicht een rechtmatige grondslag te
hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Artikel 6 lid 1 sub a en
sub b van de AVG is toepasselijk op onze situatie: de verwerking van uw
persoonsgegevens wordt gedaan op basis van toestemming of omdat het
noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst tussen u en Cleo
Clinics.

Artikel 13 lid 1 sub c van de AVG schrijft ons vervolgens voor om duidelijk
aan te geven voor welke ‘verwerkingsdoeleinden’ de persoonsgegevens
bestemd zijn. Hieronder volgt daarom een overzicht met verschillende
verwerkingsdoeleinden.

Er zijn een aantal doelen waar Cleo Clinics uw gegevens voor verzamelt;

1. Contact opnemen
Indien u op enige wijze contact hebt opgenomen met Cleo Clinics, worden de
door u opgegeven gegevens bewaard en gebruikt voor het verloop van verder
contact. Denk hierbij aan naam, e-mailadres en telefoonnummer.
De grondslagen voor verwerking in dit kader: ons gerechtvaardigd belang (wij
dienen met u te kunnen communiceren om vragen in behandeling te kunnen
nemen of op te kunnen volgen en onze diensten aan te kunnen bieden).

2. De overeenkomst

Wanneer er tot een overeenkomst wordt overgegaan, heeft Cleo Clinics bepaalde
gegevens nodig. Zonder deze gegevens is het niet mogelijk om de overeenkomst
naar behoren uit te voeren. Denk hierbij aan voor- en achternaam, adres-,
identificatie en contactgegevens. De grondslag voor verwerking in het kader van dit doel zijn: Uw nadrukkelijke
toestemming (door middel van het overeenkomen van een Overeenkomst met
Cleo Clinics waardoor u aangeeft op de hoogte te zijn en akkoord te gaan met de
gegevensverwerking van bepaalde persoonsgegevens), uitvoering van de
overeenkomst (het naar behoren kunnen uitvoeren van de diensten van Cleo
Clinics), wettelijke verplichting (het naar behoren uitvoeren van onze diensten en
de verplichting om te voldoen aan de afgesloten overeenkomst, het voldoen van
onze wettelijke verplichting als zorgaanbieders om de identiteit van een persoon
te controleren) en ons gerechtvaardigd belang (het naar behoren uitvoeren van
onze werkzaamheden en het kunnen leveren van onze producten).

3. Medisch dossier

Het is voor Cleo Clinics van belang om een medisch dossier bij te houden. Hierin
staan gegevens over bijvoorbeeld uw gezondheid en persoonlijke voorkeuren.
Om het dossier bij te houden heeft Cleo Clinics bepaalde gegevens nodig. Zonder
deze gegevens is het niet mogelijk het dossier correct, en volgens wettelijke
voorwaarden, bij te houden. De doorgifte van deze persoonsgegevens berust op
strikte toestemming. Denk bij deze persoonsgegevens aan voor- en achternaam,
geslacht, medische gegevens zoals huisarts en zorgverzekering. Deze gegevens
worden alleen verzameld met uw uitdrukkelijke toestemming, omdat hierbij
eveneens bijzondere persoonsgegevens verwerkt kunnen worden.
De grondslag voor verwerking in het kader van dit doel zijn: Uw nadrukkelijke
toestemming (uw gegeven toestemming aan Cleo Clinics om deze
persoonsgegevens te verwerken), uitvoering van de overeenkomst (het naar
behoren kunnen afstemmen van onze diensten aan de medische
omstandigheden van de persoon en het correct uitvoeren van onze
diensten), wettelijke verplichting (het naar behoren uitvoeren van onze diensten
betreffende het aanbieden van onze diensten als zorgaanbieder, de verplichting
om te voldoen aan de afgesloten overeenkomst en onze wettelijke verplichtingen
betreffende het verwerken van medische gegevens) en ons gerechtvaardigd
belang(het naar behoren uitvoeren van onze werkzaamheden en het kunnen
afstemmen van onze hulpverlening en de aan te bieden diensten).

4. Nieuwsbrief

Uw e-mailadres wordt in ieder geval verwerkt voor het versturen van de
nieuwsbrief, indien u onze nieuwsbrief wilt ontvangen. Indien nodig kunnen ook
andere gegevens (zoals uw naam) verwerkt worden. U kunt zich op elk moment
afmelden voor het ontvangen van de nieuwsbrief.
De grondslag voor verwerking in dit kader: Uw nadrukkelijke toestemming (het bij
Cleo Clinics kenbaar maken dat u geïnteresseerd bent in het ontvangen van onze
nieuwsbrief), ons gerechtvaardigd belang (voor een open communicatie en
inlichting over Cleo Clinics, zo mogelijk voor het aanbieden van bepaalde
producten dienen wij de mogelijkheid te hebben om met onze klanten contact op
te nemen).

5. Boekhouding en facturatie

Cleo Clinics is wettelijk verplicht om er een gedegen boekhouding op na te laten. Hiervoor worden de gegevens bewaard die redelijkerwijs op offertes of facturen aanwezig zijn. Denk hierbij aan naam en indien nodig bankgegevens.

De grondslagen voor verwerking in het kader van dit doel zijn: Uitvoering van de overeenkomst (in geval de overeenkomst is gesloten met de klant); wettelijke verplichtingen (waaronder onze administratie- en bewaarplicht, fiscale verplichtingen en verplichting rondom het opstellen van jaarrekeningen en jaarverslagen); ons gerechtvaardigd belang (om onze reguliere bedrijfsactiviteiten op een juiste en effectieve wijze te kunnen uitvoeren; om onze dienstverlening te kunnen verrichten en te verbeteren, om bijvoorbeeld tijdens een geschil of juridische procedure onze belangen te kunnen beschermen en om fraude, oplichting of ander onrechtmatig gedrag tegen te gaan).

6. Cookies, geplaatst via de website van Cleo Clinics (Lees onze
cookieverklaring voor uitgebreide informatie).

Alle informatie met betrekking tot cookies wordt uitgebreid toegelicht in onze cookieverklaring. Let op: Met betrekking tot cookies conformeren wij ons aan zowel de AVG als de Nederlandse cookiewet Telecommunicatiewet artikel 11.7A). Dit betekent dat uitgebreidere informatie over cookies gegeven wordt in een apart document: onze cookieverklaring.

4. Periode van opslag

Hierboven hebben wij aangegeven voor welke verwerkingsdoeleinden wij uw persoonsgegevens gebruiken. Volgens artikel 13 lid 2 sub a van de AVG dienen wij vervolgens aan te geven wat de opslagperiode van persoonsgegevens is.

1. Contact opnemen

Indien het contact niet leidt tot het verrichten van een dienst of werkzaamheden, worden de door u opgegeven gegevens voor een termijn van vijf (5) jaar bewaard.

2. De overeenkomst

Voor dit doel blijven gegevens zeven (7) jaar na het eindigen van een klantrelatie bewaard, tenzij langer nodig is in verband met een juridische procedure. De termijn van vijf (5) jaar is in dit kader ook gekoppeld aan de mogelijkheid dat een eventuele relatie weer/nog klant wordt bij Cleo Clinics.

3. Medisch dossier

Cleo Clinics is wettelijk verplicht om uw persoonsgegevens verwerkt voor het medische dossiers ten minste twintig (20) jaar te bewaren. Na afloop van de bewaartermijn zal Cleo Clinics de medische gegevens verwijderen, mits er geen nieuwe medische gegevens van de persoon verwerkt worden volgende een overeenkomst.

4. Nieuwsbrief

We bewaren de gegevens totdat u zich afmeldt voor de nieuwsbrief. Na uitschrijving worden de gegevens verwijderd.

5. Boekhouding en facturatie

Voor het voeren van een gedegen boekhouding dienen wij persoonsgegevens welke verbonden zijn aan financiële doeleinden te bewaren voor een termijn van minimaal zeven (7) jaar.

6. Cookies, geplaatst via de website van Cleo Clinics. (Lees onze cookieverklaring voor uitgebreide informatie)

Alle informatie met betrekking tot cookies wordt uitgebreid toegelicht in onze cookieverklaring.

5. Ontvangers van persoonsgegevens

Cleo Clinics deelt op een minimale wijze persoonsgegevens met andere partijen.

Google

Bepaalde cookies op deze website kunnen bepaalde gegevens verzamelen, deze gegevens kunnen met Google gedeeld worden, afhankelijk van de cookie instelling van de websitebezoeker.

Cleo Clinics behoudt het recht voor om persoonsgegevens met andere derde partijen te delen indien dit strikt noodzakelijk/wettelijk vereist is. Dit kan het geval zijn in een juridische procedure of in het geval dat een overheidsinstantie om de persoonsgegevens vraagt. Cleo Clinics conformeert zich te allen tijde aan de geheimhoudingsplicht.

Indien de gegevens moeten worden gedeeld, zal Cleo Clinics voldoen aan de AVG, met name artikel 28 AVG. Als Cleo Clinics verplicht gesteld wordt om persoonlijke gegevens met derden te delen, zullen wij u hiervan op de hoogte stellen door deze privacyverklaring te wijzigen of u persoonlijk te benaderen.

6. Beveiliging

Cleo Clinics neemt de bescherming van uw (persoons)gegevens serieus. Om uw persoonsgegevens adequaat te kunnen beveiligen, worden deze door ons in een cloud opgeslagen en bewaren wij geen persoonsgegevens op een fysieke wijze.

Persoonsgegevens zijn enkel toegankelijk voor de daartoe bevoegde medewerkers van Cleo Clinics die betrokken zijn bij de verwerking van uw persoonsgegevens. De apparaten waarop uw gegevens zijn opgeslagen, zijn vergrendeld met een wachtwoord en/of vingerafdrukscan en/of gezichtsherkenning. Hierbij gaat het vanzelfsprekend om de noodzakelijke apparaten, zoals computers, laptops en mobiele telefoons.

Voor de website en digitale gegevens maakt Cleo Clinics gebruik van Firewalls, beschermde software (waaronder een afgesloten programma waar uw medische gegevens opgeslagen worden) en antivirusprogramma’s.

Ook wordt uw bezoek aan de website van Cleo Clinics beveiligd door een ‘’http’’ beveiliging. Dit betekent dat uw verbinding met Cleo Clinics privé is. Hiermee zorgen wij ervoor dat uw persoonsgegevens tijdens het websitebezoek veilig blijven.

Volledigheidshalve, meer informatie over online beveiliging:

Alle apparaten die toegang hebben tot uw persoonsgegevens en deel uitmaken van de verwerking van persoonsgegevens zijn door een wachtwoord beveiligd.

– Beveiligingssoftware, zoals een firewall en afgesloten programma.
– Wij versturen uw gegevens via een beveiligde internetverbinding. Dit kunt u zien aan de adresbalk ‘http’ en het hangslotje in de adresbalk.
– Geen persoonsgegevens worden fysiek bewaard.

7. Uw rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens

Hieronder worden de rechten weergegeven waarvan u gebruik kunt maken met betrekking tot uw persoonsgegevens. Hierbij geven wij zo gedetailleerd mogelijk aan op welke wijze gebruik kan worden gemaakt van het betreffende recht.

a. Recht op inzage (artikel 15 AVG)
U hebt altijd het recht om de door Cleo Clinics verwerkte en opgeslagen gegevens in te zien. Om gebruik te maken van dit recht kunt u een e-mail met uw verzoek sturen aan de klantenservice van Cleo Clinics.
b. Recht op rectificatie (artikel 16 AVG)
Indien de door Cleo Clinics bewaarde gegevens onjuist blijken, hebt u het recht om deze gegevens te laten rectificeren. Cleo Clinics zal dan de huidige incorrecte gegevens vervangen met de juiste gegevens.
c. Recht op overdracht van gegevens (artikel 20 AVG)
U hebt het recht om persoonsgegevens te laten overdragen door Cleo Clinics aan een soortgelijke partij. Hiermee wordt bedoeld een partij die grofweg dezelfde diensten aanbiedt en uitvoert als Cleo Clinics.
d. Recht op het wissen van gegevens (artikel 17 AVG)
In bepaalde gevallen kunt u aan Cleo Clinics verzoeken om gegevens te laten verwijderen. Hiertoe hebt u de mogelijkheid met het recht op vergetelheid. Hieronder tref u een lijst met situaties waarin Cleo Clinics uw gegevens dient te verwijderen:

• Indien de door Cleo Clinics verwerkte gegevens niet meer nodig zijn voor het verwerkingsdoel.
• Indien de toestemming voor het gebruik van de persoonsgegevens door u wordt ingetrokken, bijvoorbeeld door middel van de ‘uitschrijf button’ op de Cleo Clinics nieuwsbrief.
• Indien u bezwaar maakt tegen de verwerking van uw gegevens. In geval van direct marketing hebt u altijd een absoluut recht om bezwaar aan te tekenen. Op het moment dat uw belangen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens zwaarder wegen dan die van Cleo
• Clinics, hebt u een relatief recht. Het wissen van de gegevens zal dan alleen geschieden indien aangetoond is dat uw belangen zwaarder wegen dan die van Cleo Clinics.
• Indien Cleo Clinics gegevens onrechtmatig verwerkt, heb u een directe mogelijkheid om de gegevens door Cleo Clinics te laten verwijderen. Dit is bijvoorbeeld het geval indien er geen wettelijke grondslag is voor de verwerking van persoonsgegevens.
• Indien er een wettelijk bewaartermijn is overschreden is Cleo Clinics verplicht om de verwerkte persoonsgegevens te verwijderen.
• Indien u als betrokkene jonger bent dan 16 jaar en voor de verwerking van de persoonsgegevens geen toestemming van een ouder dan wel voogd is toegekend. In dit geval zal Cleo Clinics onmiddellijk uw persoonsgegevens verwijderen.

Het is mogelijk dat er uitzonderingen zijn op het recht op vergetelheid. Voor meer informatie kunt u de volgende pagina raadplegen.

e. Recht op het indienen van een klacht bij de Autoriteit Persoonsgegevens

Op het moment dat u van mening bent dat Cleo Clinics niet op een gedegen wijze omgaat met uw persoonsgegevens, heb u altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Dit kun u doen via deze link. De Autoriteit Persoonsgegevens zal uw klacht verder afhandelen.

f. Recht op stop van gegevensverbruik, bezwaar (artikel 21 AVG)

U hebt te allen tijde het recht bezwaar aan te tekenen m.b.t. gegevensverwerking. Zeker in het geval van ‘direct marketing’. Verder wijzen we u op de volgende rechten:

• Recht van beperking van (een deel van) de verwerking: onder voorwaarden hebt u het recht om van Cleo Clinics de beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens te verkrijgen. Dit houdt kortgezegd in dat Cleo Clinics de verwerking van de gegevens tijdelijk “bevriest”. U kunt dit recht inroepen in vier situaties: (1) in afwachting van de beoordeling van een correctieverzoek, (2) indien gegevens eigenlijk gewist zouden moeten worden maar u geen verwijdering wenst, (3) indien Cleo Clinics de gegevens niet langer nodig heeft terwijl deze nog wel nodig zijn voor (de voorbereiding op) een rechtszaak en (4) in afwachting van de beoordeling van een bezwaar.
• Intrekking van toestemming: u hebt dit recht voor zover wij van uw gegevens verwerken op basis van uw toestemming. U hebt te allen tijde het recht een eenmaal gegeven toestemming in te trekken. Dat heeft voor het verleden geen gevolgen, maar betekent wel dat wij die gegevens dan niet meer mogen Verwerken. Het kan zijn dat Cleo Clinics u daardoor bepaalde diensten niet meer kan leveren.

Gebruik maken van bovenstaande rechten?

In de meeste gevallen is een e-mail naar Cleo Clinics, info@cleoclinics.nl. genoeg om gebruik te maken van de voornoemde rechten. Indien wij twijfelen over de geldigheid van uw identiteit kunnen wij andere maatregelen instellen om deze te achterhalen. Bijvoorbeeld doordat er aan u verzocht wordt om een kopie van uw identiteitsbewijs aan ons te leveren. Dit gebeurt altijd op de manier zoals voorgeschreven door de Rijksoverheid. In de meeste gevallen zal een minder ingrijpende wijze van identiteitsbewijs volstaan. Het gebruik maken van
de genoemde rechten is kosteloos; behoudens misbruik. We wijzen u er graag op de hiervoor beschreven rechten geen absolute rechten zijn. Er kunnen omstandigheden zijn die maken dat Cleo Clinics niet aan een bepaald verzoek gehoor kan geven. We zullen ieder verzoek steeds op zijn eigen merites beoordelen. Mochten we aan een bepaald verzoek geen gehoor (kunnen) geven, dan maken we dit uiteraard gemotiveerd aan u kenbaar.

8. Plichten

Cleo Clinics verwerkt uw persoonsgegevens, zoals aangegeven, op grond van een
gerechtvaardigd belang. Uw persoonsgegevens zullen nooit verkocht worden aan
een derde.
De gegevens die verplicht zijn om aan te leveren, zijn de minimaal benodigde persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor het leveren van diensten. Wanneer u deze verplichte gegevens niet aan ons levert, kan Cleo Clinics de diensten niet (naar behoren) aanbieden.

Indien het noodzakelijk is uw gegevens te delen met andere partijen dan zal daar uiteraard eerst uw toestemming voor worden gevraagd door wijziging van ons privacyverklaring. Wij maken wijzigingen altijd kenbaar via de website van Cleo Clinics.

Cleo Clinics behoudt zich het recht gegevens te openbaren wanneer dit wettelijk vereist is, of wanneer Cleo Clinics dit gerechtvaardigd acht om te voldoen aan een juridisch verzoek of proces. Tevens wanneer het gaat om eigendom of het beschermen van Cleo Clinics. Hierbij trachten wij uw recht op privacy zoveel als mogelijk te respecteren.

Heeft u nog vragen over onze privacyverklaring? Neem dan gerust contact op via de klantenservice van Cleo Clinics of onderstaande gegevens.

info@cleoclinics.nl
Schiedamsedijk 81A 3011 EM Rotterdam
KVK Nummer: 89896319
Versie oktober 2023